Überblick Lohnabrechnung Software
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Lohnabrechnungssoftware?
- Wichtige Funktionen
- Lohnabrechnungssoftware als SaaS
- Verschiedene Käufertypen
Was ist eine Lohnabrechnungssoftware?
Eine Software zur Lohnabrechnung kann entweder ein Teil einer bestehenden Softwarelösung wie z.B. einer ERP Software oder ein eigenständiges Softwareprodukt sein. Der Kernaspekt dieser Softwarelösungen besteht in der korrekten Abrechnung von Löhnen und Gehältern. Unter einer Lohnabrechnung versteht man einen Nachweis über das Arbeitsentgelt sowie die zu leistenden steuerlichen Abgaben und Sozialversicherungsbeträge. Aufgrund der hohen Komplexität und der Vielzahl an Gesetzen haben sich in der Vergangenheit viele Unternehmen dazu entschieden, alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung auszulagern. Doch hierdurch kann es zu hohen Kosten kommen. Eine Softwarelösung kann Unternehmen dabei unterstützen die Lohnabrechnung wieder selbst durchzuführen, wodurch im Endeffekt viel Geld gespart werden kann.
Welche Funktionen hat eine Lohnabrechnungssoftware?
Der Funktionsumfang der Softwareprodukte kann sich je nach Softwareanbieter unterscheiden. Die meisten Softwarelösungen beinhalten jedoch die im Folgenden aufgelisteten Funktionen. Darüber hinaus beinhalten die meisten Softwarelösungen noch eine Reihe an weiteren Funktionen. Trotzdem erhält man durch die genannten Funktionen einen ersten Überblick über den Funktionsumfang einer Lohnabrechnungssoftware.
| Dokumente: | Das Erstellen von Lohndokumenten ist äußerst komplex, weil eine Vielzahl an gesetzlichen Vorgaben zu beachten ist. Durch den Einsatz einer Lohnabrechnungssoftware werden alle Vorgaben berücksichtigt. Dadurch lassen sich automatisch fehlerfreie Dokumente erstellen. |
|---|---|
| Stammdatenverwaltung: | Mit einer passenden Softwarelösungen lassen sich alle wichtigen Informationen an zentraler Stelle abspeichern. Dies können beispielsweise die Kontaktdaten der Mitarbeiter, Bankinformationen, Finanzämter und so weiter sein. |
| Import: | Bevor Löhne abgerechnet werden können, müssen selbstverständlich auch die Zeiten erfasst werden. Mit einer professionellen Lohnabrechnungssoftware lassen sich die entsprechenden Daten aus Zeiterfassungsprogrammen problemlos importieren. Sind Schnittstellen vorhanden, kann der Datenimport ggf. auch automatisch erfolgen. |
| Meldungen: | Die Lohnabrechnung ist insbesondere im Hinblick auf gesetzliche Vorgaben sehr komplex. Hierbei kann es mal passieren, dass man eine verpflichtende Meldung übersieht. Viele Softwareanbieter lösen dieses Problem, im Zuge der Erstellung der Lohnabrechnung automatisch gesetzliche Meldungen an Krankenkassen und Behörden übermittelt werden. |
| Reporting: | Viele Softwarelösungen beinhalten auch Funktionen für das Reporting. Dadurch kann man als Manager immer einen Überblick über die aktuellen Gehaltsabrechnungen behalten. Die Daten können auch visuell aufbereitet werden, so dass es noch leichter wird die Daten zu analysieren und für unternehmensinterne Entscheidungen zu nutzen. |
Vorteile & Nachteile
Der Einsatz einer Software zur Lohnabrechnung führt zwar zu Kosten für ein Unternehmen, jedoch kriegt man auch etwas für sein Geld. Im Folgenden sind ein paar der Vorteile aufgeführt.
- Zeitersparnis: Dies ist einer der wohl wichtigsten Gründe, die für den Kauf einer Lohnabrechnungssoftware sprechen. Eine Software ermöglicht die Automatisierung einer Reihe an unterschiedlichen Prozessen. Dadurch müssen Mitarbeiter keine manuellen Arbeitsschritte mehr durchführen und können die Lohnabrechnung deutlich schneller abschließen.
- Risikominimierung: Durch den Einsatz von Softwarelösungen können Fehler bei der Lohnabrechnung minimiert werden. Bei einer manuellen Berechnung kommt es zwangsläufig immer wieder zu Fehlern. Durch automatische Berechnungen kann die Anzahl minimiert werden.
- Weniger Kosten: Mithilfe einer passenden Software können Unternehmen die Lohnabrechnung wieder intern durchführen. Hohe Kosten für die Auslagerung entfallen somit. Zusätzliche Kosten entstehen ggf. nur für das entsprechende Softwareprogramm.
- Interne Expertise: Wenn die Lohnabrechnung wieder selbst vom Unternehmen durchgeführt wird, hat dies den positiven Effekt, dass im Unternehmen Fachwissen entsteht. Dadurch ist das Unternehmen von Dritten weniger abhängig. Auf Änderungen beim Prozess der Lohnabrechnung kann ein Unternehmen somit flexibel reagieren, weil es sich nicht mit einem externen Dienstleister absprechen muss.
Potenzielle Nachteile sind im Folgenden aufgeführt.
- Kosten: Durch den Erwerb einer Lohnabrechnung Software entstehen einem Unternehmen Kosten. Darüber hinaus entsteht ggf. ein Mehraufwand für zusätzlich benötigtes Personal für die Durchführung der Abrechnung. Zu beachten sind jedoch die Kosten für die Auslagerung der Lohnabrechnung. Diese sind gegenzurechnen (siehe oben).
- Hosting und Wartung: Ein weiterer Nachteil einer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann sein, dass sich das Unternehmen selbst um die Bereitstellung und alle administrativen Tätigkeiten rund um die neue Software kümmern muss. Anzumerken ist jedoch, dass dies nur der Fall ist, wenn eine On-Premises Lösung erworben wird. Bei der Miete einer SaaS Lohnabrechnung Software kümmert der Hersteller sich um die Bereitstellung.
Lohnabrechnungssoftware als SaaS
Cloud-Computing hat in den letzten Jahren immer mehr an Beliebtheit gewonnen. Insbesondere die Ausprägung des "SaaS" als Teil des Cloud-Computings wird immer öfter nachgefragt. SaaS steht hierbei für Software-as-a-Service. Die Software wird hierbei vom Softwarehersteller über das Internet zur Nutzung angeboten. Als Kunde kauft man die Software nicht mehr für einen einmaligen Betrag, sondern mietet die Software für ein monatliches Entgelt über die gesamte Nutzungsdauer. Der Vorteil hierbei ist, dass man sich als Kunde um keine Wartungsarbeiten, Updates usw. kümmern muss. Negativ am SaaS Ansatz ist, dass man die Software nicht offline nutzen kann. Viele Unternehmen fühlen sich auch immer noch unsicher dabei Daten außerhalb des eigenen Unternehmens abzuspeichern. Alternativ können Firmen auch On-Premises Softwarelösungen erwerben. Hierbei wird die Software für die Lohnabrechnung nicht gemietet, sondern gekauft und anschließend auf den eigenen Servern im Unternehmen installiert. Hierbei handelt es sich um das klassische Modell des Softwarekaufs. Die wesentlichen Eigenschaften beider Modelle werden in der folgenden Tabelle zusammenfassend dargestellt.
| SaaS Lohnabrechnung Software | On-Premises Lohnabrechnung Software | |
|---|---|---|
| Preis | Es fallen monatliche bzw. jährliche Mietzahlungen an. | Es fällt ein einmaliger Kaufpreis zu Beginn der Nutzung an. |
| Updates | Zukünftige Updates sind in den Mietzahlungen enthalten. | Sind in den meisten Fällen nicht im Kaufpreis enthalten. |
| Hosting | Die Verantwortung für die Bereitstellung des Lohnabrechnung Programms liegt beim Softwareanbieter. | Der Kunde muss sich selbst um das Hosting der Software kümmern. |
| Vorteil | Der Kunde kann nach Vertragsabschluss direkt mit der Nutzung des Systems starten und braucht sich nicht um technische Aspekte wie beispielsweise Wartungsarbeiten kümmern. | Das Unternehmen behält die volle Kontrolle über die Unternehmensdaten, weil diese auf den eigenen Servern abgespeichert werden können. |
| Nachteil | Die Individualisierbarkeit von SaaS Lösungen ist zumeist eingeschränkt, da es sich um standardisierte Softwareprodukte handelt. | Es wird eine eigene IT-Infrastruktur für die Bereitstellung des Lohnabrechnung Systems benötigt. |
Verschiedene Käufertypen
Die Anforderungen an Softwarelösungen zur Lohnabrechnungen können sich je nach Unternehmen stark unterscheiden. Insbesondere die Unternehmensgröße kann hierbei eine wesentliche Rolle spielen. Im Folgenden ist eine kurze Aufteilung entsprechend der Unternehmensgröße durchgeführt worden. Diese kann Sie dabei unterstützen, ihr Unternehmen einzuordnen und daraus die entsprechenden Anforderungen abzuleiten.
Kleine Unternehmen sind meistens auf der Suche nach einer Softwarelösung die den alleinigen Fokus auf die Lohnabrechnung legt. Zusätzliche Funktionen werden meistens nicht benötigt. Ziel sollte es also sein, ein Softwareprogramm zu einem günstigen Preis zu finden, welches bei der effizienteren Abwicklung der Lohnabrechnung unterstützt.
Mittlere Unternehmen haben bereits höhere Ansprüche. Eine Software, die nur Funktionen zur Lohnabrechnung beinhaltet ist hier bereits oftmals nicht mehr ausreichend. Zusätzliche Funktionen wie beispielsweise eine Anwesenheits- und Zeiterfassung sollten in der entsprechenden Softwarelösung enthalten sein.
Große Unternehmen setzen in der Regel auf ERP Lösungen, die bei der Organisation des gesamten Unternehmens unterstützen. Funktionen zur Lohnabrechnung sind in diesen Softwareprogrammen in der Regel bereits enthalten.
Professionelle Gehalts- und Lohnabrechnungen mit der richtigen Lohnabrechnungssoftware erstellen.
Wie findet man die richtige Lohnabrechnungssoftware?
- 1. Anforderungen festlegen: Ausgangspunkt der Softwaresuche ist die Definition der Anforderungen an die Lohnabrechnungssoftware. Hierbei sollten Sie alle Kritierien schriftlich notieren. Es empfiehlt sich, die Anforderungen hinsichtlich der Bedeutung zu ordnen. Damit ist gemeint, dass die wichtigsten Anforderungen ganz oben aufgeführt werden.
- 2. Erster Überblick: Aufbauend auf den definierten Anforderungen können Sie sich einen ersten Überblick über die verfügbaren Softwareprodukte für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen. Die Programme, die nicht den wichtigsten Anforderungen entsprechen, können Sie direkt aussortieren.
- 3. Top 3 Lohnabrechnungsprogramme: Nun können Sie sich die Softwarelösungen nochmals detaillierter anschauen. Greifen Sie hierbei auf Bewertungen und alle weiteren Informationen zurück. Am Ende sollten Sie eine Liste haben, welche drei Softwareprodukte beinhaltet, die am besten zu Ihren Ansprüchen passen.
- 4. Softwaretest: Für die drei besten Programme können Sie beim jeweiligen Hersteller nach einem Testaccount fragen. In den meisten Fällen können Sie die jeweilige Software dann für ca. 30 Tage ausprobieren und sich damit ein gutes Bild von der Software verschaffen.
Wenn Sie nach dem oben dargestellten Vorgehen verfahren, stehen die Chancen gut, dass Sie die passende Software für die Gehaltsabrechnung in Ihrem Unternehmen finden.
